رموز مدیریت

خش مهمی از وظیفه یک مدیر، مدیریت اعضا تیمی است که با آنها پروژه ای را پیش می برد. برای مدیریت افراد باید راه صحیح تعامل با آنها را یافت و دنبال کرد. در قسمت های قبل به این موضوع به طور مفصل پرداختیم و در آخرین بخش به لزوم برگزاری جلسات و تهیه دستور جلسه اشاره کردیم. آیا وظیفه یک مدیر در اینجا پایان می یابد یا در طول جلسه نیز نقش مدیر برای حصول نتیجه مورد نظر کلیدی است؟

رئیس جلسه خوبی باشید.

موفقیت جلسه به سطح کنترل رئیس بستگی دارد. این وظیفه رئیس جلسه است که اطمینان کسب کند جلسه در ساعت مقرر آغاز شده و پایان یابد و موثر عمل کند. کنترل باید از آغاز اعمال شود. در اینجا هفت راهکار ریاست جلسه ارائه می شود که شما را مافوق همه نگاه می دارد.

1- جلسه را راس ساعت مقرر آغاز کنید. در بعضی سازمان ها جلسه ای که مقرر است ساعت 10 آغاز شود ساعت 10:15 آغاز می شود. سعی کنید جلسات شما به آغاز راس ساعت مقرر معروف شوند. متاخرین متوجه موضوع خواهند شد!

2- جلسه را با هدف و مقاصد اصلی آغاز کنید. شرکت کنندگان را به دستور جلسه ارجاع دهید و به زمانی که برای هر بخش در نظر گرفته شده اشاره کنید. همچنین مشخص کنید که چه کسی هدایت بحث را در هر عنوان به عهده دارد.

3- در صورت لزوم، بخواهید که افراد خود را معرفی کنند. اگر سخنران مهمان دارید یا افرادی که عضو گروه نیستند در جلسه حضور دارند یک معرفی ساده احتمالاً لازم است.

4- یک نفر را برای یادداشت برداری / زمان بندی مشخص کنید. در صورت نیاز بهتر است این نقش ها به سایرین واگذار شود. این امر به رئیس جلسه اجازه می دهد بر روند جلسه تمرکز کند.

5- پایان جلسه را به افراد اطلاع دهید. زمان پایان جلسه را در آغاز جلسه اعلام کنید. این مورد بعداً وقتی به افراد تذکر می دهید که صحبت خود را کوتاه کنند کمک خواهد کرد.

6- موارد جلسه قبلی را مرور کنید. به طور خلاصه موارد عملیاتی باقی مانده از جلسه پیشین را مرور کنید.

7- افتتاحیه جلسه را کوتاه و مختصر برگزار کنید. روندی که در آغاز جلسه پایه گذاری می کنید، حسی از ضرورت و نیاز به پیشرفت مکالمات را ایجاد می کند. در این خصوص خیلی سهل گیرانه برخورد نکنید.

همیشه توصیه می شود مقررات اصلی کلیه جلسات را در اولین جلسه با گروه مشخص کنید. از شرکت کنندگان بخواهید استانداردهای رفتاری که همگی باید رعایت کنند را تعیین کنند. نمونه هایی از این مقررات عبارتند از خاموش کردن تلفن های همراه ، قطع نکردن صحبت دیگران و غیره. سپس باید از محترم شمرده شدن این قوانین در تمامی جلسات اطمینان کسب کنید.

حالا بد نیست کمی تامل کنید:

در حال حاضر در جلساتی شرکت می کنید که توسط سایرین ریاست می شود. آغاز جلسه توسط آنان چگونه است؟ اهداف جلسه را تا چه حد حرفه ای تعیین می کنند؟ روش آغاز جلسه توسط آنان در مقایسه با روش شما چگونه است؟ چه چیزی از ایشان می آموزید؟

کشاورزی پایدار با همدلی وهمزبانی ...